ما هي مصفوفة أيزنهاور و ما اهميتها في إدارة الوقت؟
تعد مصفوفة إيزنهاور من أكثر الأدوات شيوعًا لإدارة المهام وإدارة الوقت حيث تستخدم لتنظيم المهام بشكل فعال وتحديد الأولويات. وقد ابتكرها الرئيس الأمريكي دوايت إيزنهاور في الخمسينيات من القرن الماضي، ويستخدمها العديد من الأشخاص والشركات والمؤسسات الكبيرة لإدارة المهام وتنظيم الوقت.
تعتمد هذه الأداة على فكرة أن جميع المهام يمكن تصنيفها بناءً على مدى أهميتها وعاجليتها، وبالتالي يمكن تحديد الأولويات بشكل فعال. وهذا يعني أن المهام التي تحتاج إلى التنفيذ الفوري وهي مهمة جدًا تُعرف بالمهام العاجلة والمهمة، وبالتالي تحتاج إلى إنجازها في الوقت الحالي. بينما المهام التي ليس لها عاجلية، ولكنها مهمة تُعرف بالمهام الهامة، وهي يجب إتمامها في الوقت المناسب.
بعد تحديد الأهمية والعاجلية لكل مهمة، يمكن تصنيفها في إحدى الرباعيات الأتية:
الربع الأول: المهام العاجلة والمهمة (الإستراتيجية: التنفيذ)
وهي المهام التي يجب القيام بها على الفور، وهي تحتل الأولوية الأعلى، حيث تغطي الأحداث غير المتوقعة والأكثر خطورة، فعلى الرغم من أن أهميتها إلا أنها يجب تحديد تلك القائمة بعناية شديدة لأنها ستكون الأمور الأكثر استهلاكاً لوقتك فلابد ان يجتمع فيها عنصري الأهمية والحالة الطارئة، حيث يمكن للعديد من الأشخاص قضاء حياتهم كلها في هذا الربع، مما يسمح لمشاكل الحياة بالسيطرة عليهم، وبالتالي سيكون قضاء الكثير من الوقت في هذا الربع لن يسمح لك بالنمو كثيرًا.
الربع الثاني: المهام الهامة، ولكن غير عاجلة (الإستراتيجية: التأجيل)
يشير الربع الثاني من مصفوفة إيزنهاور مهام مهمة لكن غير عاجلة إلى المهام التي يمكن تأجيلها حتى تتمكن من إنجاز المهام الأولوية. ولكي تتم إدارة هذا الربع بفعالية، يجب تحديد تلك المهام: يجب تحديد المهام الغير عاجلة والمهمة، مثل إعداد تقرير مهم أو العمل على مشروع متعلق بمهمة طويلة المدى. وكذا تحديد الأولويات ومدى الأثر الذي ستتركه عند الإنجاز، ومواعيد محددة للبدء في العمل على تلك المهمات، لتجنب تأجيلها بشكل غير مبرر.
الربع الثالث: المهام غير المهمة، ولكنها عاجلة (الإستراتيجية: التفويض)
يعد الربع الثالث من مصفوفة إيزنهاور لإدارة المهام الجزء الذي يشمل المهام الغير مهمة ولكنها عاجلة، والتي تحتاج إلى اهتمام فوري وتنفيذ سريع والإدارة هذا الربع، يجب إعادة التحقق من الأهمية الحقيقية للمهمة كما يجب تحديد مدى العجلة الحقيقى للمهمة، وذلك لتحديد المدة الزمنية التي يجب أن يتم فيها تنفيذ المهمة، والعمل على تخصيص وقت مناسب لها، وغالباً ما ينصح بالاستعانة بالآخرين في هذا المهام بهذا الربع في حالة عدم توفر الوقت الكافي لتنفيذ المهمة بشكل كامل، يمكن الاستعانة بالآخرين بشكل جزئي وذلك لتخفيف الضغط والتركيز على المهام الأكثر أهمية.
الربع الرابع: المهام غير المهمة وغير العاجلة (الإستراتيجية: التجاهل)
إن وجود المهمة في الربع الأخير يعني أن المهمة غير ضرورية لتنفيذها من الأساس، ويمكن تأجيلها دون تخطيط معين أو التخلص منها بشكل نهائي.
الخلاصة
باستخدام مصفوفة إيزنهاور، يمكن تنظيم المهام بشكل واضح ومنظم عبر استخدام المصفوفة في مختلف المجالات، بما في ذلك الحياة الشخصية، والعملية، وإدارة المشاريع، والأعمال، ومن المهم تذكر أنه يجب وضع نفسك كأولوية قصوى في الربع الأول مع تحديث المصفوفة بانتظام وتعديل الأولويات وفقًا لتغييرات الظروف والأولويات. كما تساعد المصفوفة في تفادي الإجهاد والضغط الزائد الذي يمكن أن يترتب على التأخير في إنجاز المهام المهمة والعاجلة.
إذا كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك وتحسين إدارة وقتك، فإن استخدام مصفوفة إيزنهاور هو الخطوة الأولى التي يجب عليك اتباعها. قم بتقسيم المهام الخاصة بك وتحديد الأولويات بناءً على أهميتها وعاجليتها، ولا تنسَ دائمًا تقييم أهدافك الشخصية والمهنية بشكل منتظم، وضع خطط عمل واضحة، والبقاء ملتزماً بتحقيقها. تذكر أن الإدارة الفعالة للوقت هي المفتاح الأساسي لتحقيق النجاح الشخصي والمهني.
